12 rôles de fonctionnement

Les rôles de Bureau

Le bureau assure le suivi opérationnel du fonctionnement de la crèche. Il établit les propositions de décisions qui sont votées en assemblée générale.

Présidence

La Présidence a la responsabilité légale et juridique de l’association, elle est également titulaire du compte bancaire. C’est elle qui assure le suivi de la relation avec les partenaires et qui valide les différents devis des prestataires. Elle a également pour mission de coordonner les tâches des parents et de veiller ainsi à la bonne exécution des décisions des Assemblées Générales ordinaires ou exceptionnelles. Elle s’assure aussi de la bonne ambiance générale et règle les éventuels malentendus.

Pour ce poste, une connaissance globale du fonctionnement de la crèche est nécessaire.

Secrétariat

Le Secrétariat seconde la Présidence sur toutes les tâches de gestion générale de l’Association, à l’exception des questions financières et bancaires qui sont de la responsabilité de la Trésorerie et des sujets concernant les employé.es qui sont de la responsabilité des Ressources Humaines.

Il est chargé de toute la documentation officielle et récupère le courrier de la crèche. Ce rôle a également deux missions principales: l'organisation matérielle des réunions (décompte des présences et des votes et rédaction des comptes rendus de réunion) et le recrutement des nouvelles familles.

Trésorerie

La Trésorerie est responsable des tâches suivantes:

• la tenue des livres de compte,

• la gestion des comptes en banque,

• le paiement des salaires et de toute autre dépense,

• l'établissement du budget de fonctionnement et sa présentation à l’Assemblée Générale.

Le compte bancaire fonctionne sous sa responsabilité conjointement avec la Présidence.

Ce rôle assure également le lien avec l’Expert Comptable et lui fournit l’ensemble des documents nécessaires à sa mission. C’est aussi lui qui établit ou fait établir les documents comptables nécessaires à la vie de l’association, notamment pour les demandes de subventions, remboursements, contrats de travail, etc.

Ressources humaines

Les Ressources Humaines reçoivent délégation de la Présidence pour tout ce qui concerne la gestion du personnel. Ce rôle assure la coordination avec la Responsable Technique de la crèche. Il l’épaule dans toutes ses décisions et fait respecter les règles de fonctionnement au sein de la crèche. Il s’occupe des recrutements de l'équipe, établit les contrats de travail et en assure le suivi. C’est également lui qui organise les entretiens annuel et qui assure le suivi individuel de chaque salarié.

Les rôles Hors Bureau

Comptabilité

La Comptabilité travaille conjointement avec la Trésorerie et gère les factures. C’est ce rôle qui calcule le montant de la cotisation mensuelle de chaque famille en fonction du nombre de jours d’ouverture et qui envoie les factures par mail aux parents.

Support RH

Le Support RH assiste les Ressources Humaines dans toutes leurs tâches.

Communication

La Communication gère toutes les communications internes, entre les parents (échanges de permanences, renforts, évènements exceptionnels,...) mais aussi entre les parents et l’équipe. Elle s’occupe également de la communication externe (site internet, affichage et communication pour le recrutement des nouvelles familles).

Achats

Deux couples se partagent la gestion des Achats suivants : courses alimentaires, hygiène, pharmacie, projet pédagogique, fournitures diverses, ainsi que les repas lors des absences longues de la cuisinière. Ils contrôlent également les factures des fournisseurs.

Les fournitures diverses ne concernent pas les appareils électroménagers (frigo, micro-onde, cuit vapeur...), ces achats sont pris en charge par les parents bricolage.

Bricolage

Le Bricolage s’occupe de tous les petits travaux nécessaires au fonctionnement de la crèche (étagères à monter, petites réparations, peinture…) et contacte les réparateurs et artisans, si besoin. Il gère aussi l’achat de matériel (téléphone, imprimante, électroménager…) et en assure le suivi. Il s’occupe également d’établir les besoins et les priorités en termes de ménage hebdomadaire, mensuel et biannuel.

Projets

Un couple de parents suit l’avancée des Projets en cours. En ce moment, il y a notamment la numérisation et archivage de tous les documents utiles à la gestion de la crèche, la refonte du site internet et le déménagement pour des locaux plus grands et avec un extérieur. Pour chaque projet, ils établissent la liste des choses à faire, coordonnent les différents rôles concernés et partagent les tâches entre eux. Il suivent l’évolution de chaque projet et en réfèrent au Bureau.

Co-construction pédagogique

Le rôle Co-construction Pédagogique relaie la voix des parents auprès de l’équipe pour tout ce qui concerne le projet pédagogique et se charge de tenir à jour celui-ci conjointement avec les professionnelles. Il supervise le choix des jeux et activités et s'occupe de l’organisation des sorties, ainsi que de la communication avec les intervenants extérieurs.

Il gère également l’organisation des fêtes et réceptions (goûter de rentrée, de fin d’année, fête de Noël, cadeaux, …)